Whistleblowing

Con il termine whistleblowing si intende l’attività di segnalare illeciti o irregolarità commessi all’interno di un ente in modo riservato e protetto.

Il Decreto Legislativo 24/2023, che testualmente “disciplina la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell'Unione europea che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione pubblica o dell'ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato”, raccoglie in un unico testo normativo l’intera disciplina dei canali di segnalazione e delle tutele riconosciute ai segnalanti sia del settore pubblico che privato. Ne deriva una disciplina organica e uniforme finalizzata ad una maggiore tutela del soggetto segnalante (c.d. whistleblower).

Leolandia S.p.A., consapevole dell’importanza dell’attivazione di adeguati canali di segnalazione al fine di tutelare l’integrità dell’Azienda e garantire il rispetto dei principi di legalità, correttezza e trasparenza, anche nei confronti dei terzi, nell’esercizio delle attività aziendali, ha provveduto ad attivare appositi canali di segnalazione aziendali in conformità al D.Lgs. n. 24/2023, attuativo della Direttiva UE 2019/1937.

Con la presente Informativa Leolandia S.p.A. intende promuovere la più ampia diffusione presso tutti i Destinatari di ogni informazione utile sui canali, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni sia interne che esterne.

 

ART. 1 CHI PUÒ FARE LA SEGNALAZIONE

Sono legittimate a segnalare le persone che operano nel contesto lavorativo aziendale in qualità di: 

• dipendenti di Leolandia S.p.A. anche durante il periodo di prova;
• lavoratori autonomi, gli imprenditori individuali, i collaboratori con cui Leolandia S.p.A. intrattiene rapporti di prestazione di servizi, di realizzazione di opere, di fornitura di beni;
• titolari di un rapporto di collaborazione continuativa e coordinata, secondo le leggi pro tempore vigenti, che svolgono la propria attività lavorativa presso Leolandia S.p.A.;
• lavoratori o i collaboratori, che svolgono la propria attività lavorativa presso entità giuridiche, che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di Leolandia S.p.A.;
• liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività a favore di Leolandia S.p.A.;
• volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti che prestano la propria attività presso Leolandia S.p.A.;
• azionisti di Leolandia S.p.A.;
• amministratori, sindaci, ovvero qualsivoglia persona con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, rappresentanza o vigilanza esercitate anche in via di mero fatto presso Leolandia S.p.A.

Inoltre, la segnalazione può essere effettuata anche quando il rapporto giuridico con la Società non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fase precontrattuali ovvero durante il periodo di prova o successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Le misure di protezione previste dalla presente Informativa ed alla relativa procedura si applicano, altresì:

a)  ai facilitatori, vale a dire le persone fisiche che assistono una persona segnalante nel processo di segnalazione, operanti all'interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;

b)  alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado.

c)  ai colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
d) agli enti di proprietà della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o che ha effettuato una divulgazione pubblica o per i quali le stesse persone lavorano, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.

 

ART. 2 QUALI COMPORTAMENTI POSSONO ESSERE SEGNALATI
Costituiscono Segnalazioni Rilevanti le segnalazioni aventi ad oggetto comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’Azienda di cui il Segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo e che consistono in:

• violazioni del diritto nazionale quali illeciti civili, amministrativi, penali e contabili; condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001, violazioni dei modelli di organizzazione e gestione previsti nel D.Lgs. n. 231/2001 per quanto rilevante per Leolandia S.p.A., quali, a titolo esemplificativo, comportamenti corruttivi verso la Pubblica Amministrazione, violazioni in materia di Salute e Sicurezza sul Lavoro, violazioni della normativa in materia Ambientale;
• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea indicata nell’Allegato 1 al D.Lgs. n. 24/2023 e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione (anche se queste ultime non sono espressamente elencate nel citato allegato) (art. 2, co. 1, lett. a) n. 3) relativi ai seguenti settori: contratti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea (art. 325 del TFUE lotta contro la frode e le attività illegali che ledono gli interessi finanziari dell’UE) come individuati nei regolamenti, direttive, decisioni, raccomandazioni e pareri dell’UE (art. 2, co. 1, lett. a) n. 4);
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno, comprese le violazioni delle norme UE che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali (art. 26, paragrafo 2, del TFUE). Sono ricomprese le violazioni delle norme dell'UE in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, di imposta sulle società e i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l'oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società (art. 2, co. 1, lett. a) n. 5);
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea sopra indicati nei settori di cui ai n. 3, 4 e 5 sopra indicati (art. 2, co. 1, lett. a) n. 6).

Sono escluse dall’ambito delle Segnalazioni Rilevanti le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate.

Sono escluse dalle predette tutele altresì le segnalazioni concernenti violazioni conosciute fuori dal contesto lavorativo ovvero fondate su voci correnti e non su fatti appresi direttamente dalla persona segnalante.

Non sono inoltre ammesse e vengono sanzionate le Segnalazioni fatte con lo scopo di danneggiare il Soggetto Segnalato, effettuate con dolo o colpa grave, che si rivelino palesemente infondate.

Il sistema di whistleblowing non deve essere utilizzato infatti per offendere o ledere l’onore e/o il decoro personale e/o professionale della persona o delle persone a cui i fatti segnalati sono riferiti o per diffondere consapevolmente accuse infondate. In particolare, a titolo esemplificativo e non esaustivo, è vietato quindi: (i) il ricorso ad espressioni ingiuriose; (ii) l’invio di Segnalazioni con finalità puramente diffamatorie o calunniose; (iii) l’invio di Segnalazioni di natura discriminatoria, in quanto riferite ad orientamenti sessuali, religiosi e politici o all’origine razziale o etnica del Soggetto Segnalato; (iv) l’invio di Segnalazioni effettuate con l’unico scopo di danneggiare il Soggetto Segnalato; (v) altro non previsto dalla normativa.

  

ART. 3 CONTENUTO DELLA SEGNALAZIONE

Le Segnalazioni devono essere circostanziate, verificabili e complete di tutte le informazioni utili all’accertamento dei fatti e all’individuazione dei soggetti cui attribuire le violazioni.

Il Segnalante è responsabile del contenuto della Segnalazione.

In particolare, la Segnalazione deve contenere, quantomeno: a) le generalità di chi effettua la Segnalazione, con indicazione della qualifica o posizione professionale. Resta salva, comunque, la possibilità di presentare una segnalazione anonima (infra); b) la chiara e completa descrizione della condotta illecita oggetto di Segnalazione e delle modalità con le quali se ne è avuta conoscenza; c) la data e il luogo ove si è verificato il fatto; d) il nominativo e il ruolo (qualifica, posizione professionale o servizio in cui svolge l’attività) che consentono di identificare il/i soggetto/i cui attribuire la responsabilità dei fatti segnalati; e) idonea documentazione di supporto ovvero gli eventuali documenti finalizzati a verificare la fondatezza dei fatti riportati; f) eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto della Segnalazione e ai quali devono essere di conseguenza accordate le tutele previste dalla presente procedura in caso di ritorsioni; g) ogni altra informazione utile al riscontro dei fatti segnalati.

La Segnalazione da cui non è possibile ricavare l’identità del Segnalante è considerata anonima.
Le segnalazioni anonime, in ogni caso, ove circostanziate e in grado di far emergere fatti e situazioni relazionati a contesti determinati, sono equiparate alle segnalazioni “ordinarie”.

Si ricorda che è sempre garantita la riservatezza dei dati del Segnalante, nonché la protezione dello stesso da qualsiasi forma di ritorsione o discriminazione.

  

ART. 4 CANALI DI SEGNALAZIONE INTERNA ED ESTERNA E GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI

L’art.4 del Decreto n. 24/2023 prevede, in particolare e per quello che qui interessa:

• che l’ente, sentite le rappresentanze o le organizzazioni sindacali di cui all’articolo 51 del decreto legislativo n. 81 del 2015, attivi “propri canali di segnalazione che garantiscano anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione”.
• che "la gestione del canale di segnalazione è affidata a una persona o a un ufficio interno autonomo dedicato e con personale specificamente formato per la gestione del canale di segnalazione, ovvero è affidata a un soggetto esterno, anch'esso autonomo e con personale specificamente formato”;
• che le “segnalazioni sono effettuate in forma scritta, anche con modalità informatiche, oppure in forma orale. Le segnalazioni interne in forma orale sono effettuate attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole”.

Nell’ottica di poter realizzare con efficacia le finalità della disciplina vigente, e dunque di salvaguardare l’integrità della Società e tutelare il Segnalante, i Responsabili della gestione della Segnalazione in persona di Davide Tedoldi e Stefania Morgandi sono dotati di specifica formazione e garantiscono il requisito dell’autonomia (ex art. 4, D. Lgs. 24/2023).

  

CANALI DI SEGNALAZIONE INTERNA

Per consentire la trasmissione di Segnalazioni Rilevanti, Leolandia S.p.A., ha attivato e mantiene aperti i seguenti canali di segnalazione:

a) PIATTAFORMA ON LINE. La Società si è dotata di una piattaforma idonea a garantire, anche tramite strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della Segnalante, degli eventuali terzi citati nella Segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. Non è consentito l’accesso alla piattaforma ai soggetti non autorizzati. La piattaforma è raggiungibile al seguente indirizzo https://leolandia.integrity.complylog.com/  e le segnalazioni andranno inviate a whistleblowing@leolandia.it

b) POSTA ORDINARIA. La busta chiusa contenente la segnalazione deve essere indirizzata a  Leolandia S.p.A. c.a. Gestore Segnalazioni ex D.Lgs. 24/2023 (RISERVATA) via Vittorio Veneto 52, 24042 Capriate San Gervasio (BG)
c) LINEA TELEFONICA. È possibile contattare il n. mobile +39 3460289393 e il n. mobile +39 3426958709 ai quali risponderanno esclusivamente i Gestori Segnalazioni quanto al primo numero Davide Tedoldi e quanto al secondo numero Stefania Morgandi.
d) INCONTRO DIRETTO. Su richiesta della persona segnalante, verrà fissato un incontro con il Gestore Segnalazioni entro un termine ragionevole. L’incontro può essere richiesto contattando in orari di ufficio il numero +39 3460289393 o il numero + 39 3426958709, ai quali rispondono direttamente i Gestori Segnalazioni.

 
CANALI DI SEGNALAZIONE ESTERNA

La persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna, attraverso apposito canale attivato dall’ANAC, se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:

a) la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna ai sensi dell’art. 4 del D. Lgs. 24/2023 e la stessa non ha avuto seguito;
b) la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;

c) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Le linee guida relative alle procedure per la presentazione e la gestione delle segnalazioni esterne sono disponibili sul sito internet dell’ANAC.

Il Segnalante, ai sensi dell’art. 15 del D. Lgs. 24/2023, è tutelato anche quando effettua una c.d. “divulgazione pubblica” delle informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone (ex art. 2, comma 1, lett. f), D. Lgs. 24/2023).

La tutela del Segnalante che effettua una divulgazione pubblica è garantita solo se, al momento della divulgazione, ricorre una delle seguenti condizioni: a) il Segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna, alle condizioni e con le modalità previste dalla normativa, ma non è stato dato riscontro nei termini previsti; b) il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse; c) il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

Il D. Lgs. 24/2023 prevede, a tutela del Seganlante, il divieto di ritorsione definita come “qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all'autorità giudiziaria o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto”.

Si tratta quindi di una definizione ampia del concetto di ritorsione che può consistere sia in atti o provvedimenti che in comportamenti od omissioni che si verificano nel contesto lavorativo e che arrecano pregiudizio ai soggetti tutelati. La ritorsione può essere anche “solo tentata o minacciata”.

La normativa include tra i soggetti che possono comunicare ad ANAC le presunte ritorsioni anche coloro che, avendo un legame qualificato con il segnalante, denunciante o divulgatore pubblico, subiscono ritorsioni in ragione di detta connessione. Si tratta di: facilitatori, persone del medesimo contesto lavorativo, colleghi di lavoro che hanno un rapporto abituale e corrente con il Segnalante, e anche soggetti giuridici nei casi in cui siano enti di proprietà del Segnalante, denunciante, divulgatore pubblico o enti in cui lavora o enti che operano nel medesimo contesto lavorativo.

  

GESTIONE SEGNALAZIONI    
Nell'ambito della gestione del canale di segnalazione interna, il Gestore delle Segnalazioni svolge le seguenti attività:

a) rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
b) mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante e può richiedere a quest'ultima, se necessario, integrazioni;

c) dà diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
d) fornisce riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

In caso di Segnalazione interna o esterna, il Responsabile della Segnalazione garantisce la riservatezza del Segnalante sin dal momento della presa in carico della Segnalazione, anche nel caso si rilevi successivamente errata o infondata.

Il D. Lgs. 24/2023 prevede che la riservatezza vada garantita anche alle persone segnalate o comunque coinvolte e di altri soggetti diversi dal Segnalante ma anche a qualsiasi altra informazione o elemento, ivi inclusa la documentazione allegata, da cui si possa dedurre direttamente o indirettamente la relativa identità.

L'identità del Segnalante e qualsiasi altra informazione non possono essere rivelate infatti senza il consenso espresso dello stesso Segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli artt. 29 e 32, par. 4, del Regolamento (UE) 2016/679, e dell’art. 2-quaterdecies del Codice in materia di protezione dei dati personali.

Nell'ambito del procedimento disciplinare, l'identità del Segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso del Segnalante alla rivelazione della propria identità.

La riservatezza del Segnalante è esclusa nei casi in cui:

a) il Segnalante dia il consenso espresso alla rivelazione della sua identità;
b) venga accertata con sentenza di primo grado la responsabilità penale del Segnalante per reati di calunnia o diffamazione o comunque per reati commessi con la Segnalazione, ovvero la sua responsabilità civile per lo stesso titolo nei casi di dolo o colpa grave;
c) l’anonimato non sia opponibile per legge e l’identità del Segnalante sia richiesta dall’Autorità Giudiziaria.

Le rinunce e le transazioni, integrali o parziali, che hanno per oggetto i diritti e le tutele previsti dal decreto non sono valide, salvo che siano effettuate nelle sedi protette (giudiziarie, amministrative o sindacali) di cui all’art. 2113, co.4, del codice civile.

Il Segnalante e gli altri soggetti tutelati, infatti, possono validamente rinunciare ai propri diritti e mezzi di tutela o farne oggetto di transazione, se ciò avviene nelle sedi protette indicate all’art. 2113 c.c.

               

ART. 5 TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI NELLA SEGNALAZIONE
La Leolandia S.p.A. è titolare del trattamento ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679, c.d. GDPR e comunica una specifica informativa privacy al riguardo.

L’identità del Segnalante non può essere rivelata a persone diverse da quelle competenti e autorizzate a ricevere o a dare seguito alle Segnalazioni (Responsabile della segnalazione) senza il suo consenso espresso.

Ai sensi degli artt. 6 e 7 del GDPR, per poter utilizzare l’identità del Segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità per le ragioni espressamente previste dall’art. 12 del D. Lgs. 24/2023, il titolare del trattamento, tramite soggetti appositamente autorizzati quali il Gestore della segnalazione ha l’obbligo di richiedere al Segnalante di prestare il proprio consenso al trattamento dei dati personali per il trattamento specifico.

Il trattamento avviene con strumenti manuali, informatici e telematici, con modalità tali da garantire la sicurezza e riservatezza dei dati nel pieno rispetto delle disposizioni di legge e dei regolamenti.

In due casi espressamente previsti dal D. Lgs. 24/2023, per rivelare l’identità del Segnalante, oltre al consenso espresso dello stesso, si richiede anche una comunicazione scritta delle ragioni di tale rivelazione: o nel procedimento disciplinare laddove il disvelamento dell’identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa del soggetto a cui viene contestato l’addebito disciplinare; o nei procedimenti instaurati in seguito a segnalazioni interne o esterne laddove tale rivelazione sia indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.

La gestione delle segnalazioni è svolta direttamente dall'organizzazione del Titolare, tramite soggetti opportunamente designati e istruiti, che agiscono in veste di Autorizzati.
La Leolandia S.p.A. adotta cautele per la conservazione delle informazioni e della documentazione relative all’identità del Segnalante e ai contenuti della Segnalazione ai sensi dell’art. 14 del D. Lgs. 24/2023.

Le Segnalazioni interne e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della Segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all'art. 12 del citato Decreto.

Nel caso di Segnalazione mediante forma orale, deve essere garantita la conservazione ai sensi dell’art. 14 del D. Lgs. 24/2023; in particolare quando, su richiesta del Segnalante, la Segnalazione è effettuata oralmente nel corso di un incontro, essa, previo consenso del Segnalante, è documentata mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all'ascolto oppure mediante verbale. Il Segnalante dovrà verificare e confermare il verbale mediante la propria sottoscrizione.

La tutela dei dati personali va assicurata non solo alla persona segnalante o denunciante ma anche agli altri soggetti cui si applica la tutela della riservatezza, quali il facilitatore, la persona coinvolta e la persona menzionata nella Segnalazione in quanto “interessati” dal trattamento dei dati.

  

ART. 6 RESPONSABILITÀ DEL SEGNALANTE

Si determina la responsabilità, anche a carattere disciplinare, del Segnalante nell’ipotesi di Segnalazione calunniosa o diffamatoria nonché di Segnalazione, effettuata con dolo o colpa grave, di fatti non rispondenti al vero.

Ai sensi dell’art. 21, co. 1 lett. c) del D. Lgs. 24/2023, l’ANAC può irrogare una sanzione pecuniaria da 500 a 2.500 euro nei confronti del Segnalante, ove sia accertata la sua responsabilità civile, a titolo di dolo o colpa grave, per gli illeciti di calunnia e diffamazione.
Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare, le Segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il segnalato e/o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione della Segnalazione.

In ogni caso non è consentita né tollerata nei confronti del Segnalante alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria collegata, direttamente o indirettamente, alla Segnalazione.
Qualora un Destinatario ritenga di essere stato vittima di un comportamento vietato dalla presente Policy, potrà informare il Responsabili della gestione delle Segnalazioni. Nel caso in cui venga accertato che un Destinatario è stato vittima di una condotta vietata, verranno adottate le opportune misure correttive per ripristinare la situazione e/o per rimediare agli effetti negativi della discriminazione o ritorsione e avviare il procedimento disciplinare nei confronti dell’autore della discriminazione.

  

ART. 7 DISPONIBILITÀ DELLA PROCEDURA

La presente procedura, in formato elettronico o cartaceo, è disponibile nei seguenti luoghi fisici e telematici:

Sito internet all’indirizzo https://leolandia.integrity.complylog.com/

Bacheca aziendale;

Ufficio HR.

  
ART. 8 APPROVAZIONE PROCEDURA

La presente procedura è approvata dal Consiglio di Amministrazione.

  

  

INFORMATIVA IN MATERIA DI TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI DEGLI ARTICOLI 13 E 14 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679 IN RELAZIONE ALLE SEGNALAZIONI DI “WHISTLEBLOWING”

 

La presente informativa viene resa da Leolandia S.p.A. rispetto ai trattamenti dei dati personali degli interessati (intendendosi per interessati il Segnalante, il Segnalato o altra persona fisica coinvolta nella Segnalazione) nell’ambito della gestione delle Segnalazioni, nell’interesse di Leolandia S.p.A., di presunte condotte illecite delle quali sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro, servizio o fornitura/consulenza o quale azionista di Leolandia S.p.A. o in qualità di amministratore, sindaco, ovvero qualsivoglia persona con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, rappresentanza o vigilanza esercitate anche in via di mero fatto presso Leolandia S.p.A. con il Titolare (cd. segnalazioni di whistleblowing, di seguito solo “Segnalazioni”), pervenute attraverso i canali previsti dalla Procedura di whistleblowing adottata dalla Società (“Procedura”).

Se la Segnalazione proviene da un soggetto legato da un rapporto di lavoro o collaborazione con la Società, tale informativa deve intendersi come integrativa e non sostitutiva dell’informativa resa al personale per la gestione del rapporto di lavoro.

  

1. Titolare del trattamento e Responsabile della protezione dei dati
Leolandia S.p.A., con sede legale in via Ozanam n. 2, 24126 Bergamo (il “Titolare” o la “Società”), raggiungibile all’indirizzo e-mail info@leolandia.it; pec leolandia@pec.it , tutela la riservatezza dei Suoi dati personali e garantisce ad essi la protezione necessaria da ogni evento che possa metterli a rischio di violazione.

Il Titolare ha designato il responsabile della protezione dei dati personali (di seguito, “DPO”) in persona del sig. Alberto Grippo, che è a Sua disposizione per qualsiasi informazione sulle questioni relative al trattamento dei Suoi dati personali e all’esercizio dei diritti che Le spettano in qualità di interessato all’indirizzo e- mail dpo@leolandia.it

  

2. Tipologia di dati trattati

I dati personali raccolti e trattati dal Titolare nell’ambito della ricezione e della gestione delle Segnalazioni pervenute attraverso i canali previsti dalla Procedura di whistleblowing adottata dalla Società – tra cui la piattaforma di segnalazione https://leolandia.integrity.complylog.com/  - sono quelli contenuti nella Segnalazione nonché quelli acquisiti nel corso delle relative attività istruttorie, compresa nell’eventuale audizione. Tali dati possono appartenere alle seguenti categorie:

• dati personali comuni (ad es. le generalità di chi effettua la segnalazione, con indicazione della qualifica o posizione professionale; la chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione e delle modalità con le quali se ne è avuta conoscenza; la data e il luogo ove si è verificato il fatto; il nominativo e il ruolo - qualifica, posizione professionale o servizio in cui svolge l'attività - che consentono di identificare il soggetto/i che ha/hanno posto/i in essere i fatti segnalati; l'indicazione dei nomi e ruoli di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione; informazioni relative ad eventuali documenti che possono confermare la fondatezza dei fatti riportati; lo stato di avanzamento della Sua segnalazione e ogni altra informazione contenuta nelle segnalazioni o fornita nell’ambito dell’utilizzo del tool di messaggistica integrato nella Piattaforma riferibili al Segnalante, ai Segnalati e a eventuali altri soggetti terzi coinvolti in base alla procedura aziendale (di seguito, complessivamente, “soggetti interessati”);
• dati personali appartenenti alle categorie cc.dd. “particolari” ex art. 9, par. 1 del Regolamento UE 679/2016 (“l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale”) riferibili ai soggetti interessati eventualmente forniti dal Segnalante;
• dati relativi alle condanne penali e ai reati o a connesse misure di sicurezza contenuti e/o che emergono nell’ambito della segnalazione ex art. 10 del Regolamento UE 679/2016.

Tutti i dati personali sopra indicati saranno di seguito definiti congiuntamente come “dati personali".
Si precisa, inoltre, che, nel rispetto delle leggi applicabili, il Titolare potrà trattare dati personali, anche riferibili a soggetti terzi, che risultino già rientranti nella disponibilità del Titolare stesso.
I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica Segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono prontamente cancellati.

  

3. Finalità del trattamento, base giuridica e natura del conferimento

I dati personali forniti per segnalare, nell’interesse di Leolandia S.p.A., presunte condotte illecite delle quali Lei sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro, servizio o fornitura/consulenza o quale azionista di Leolandia S.p.A. o in qualità di amministratore, sindaco, ovvero qualsivoglia persona con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, rappresentanza o vigilanza esercitate anche in via di mero fatto presso Leolandia S.p.A. con il Titolare, secondo quanto previsto dalla Procedura, adottata dal Titolare, cui si rimanda, verranno raccolti e trattati dal Titolare medesimo per consentire ai Responsabili della Gestione della Segnalazione di Leolandia S.p.A. di espletare le proprie funzioni in conformità alla Procedura ed effettuare le necessarie attività istruttorie e strumentali a verificare la fondatezza del fatto oggetto della Segnalazione e, se del caso, l’adozione delle conseguenti misure correttive e intraprendere le opportune azioni disciplinari e/o giudiziarie nei confronti dei responsabili delle condotte illecite (“Finalità di gestione della Segnalazione”).

La base giuridica per il trattamento dei dati di cui sopra è da individuare:

• per i dati personali comuni il trattamento per la finalità di cui sopra è legittimo in quanto necessario per adempiere a un obbligo di legge cui è soggetto il Titolare, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) del Regolamento UE 679/2016, tenuto conto del D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24, recante “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali;
• per i dati personali appartenenti alle categorie cc.dd. “particolari”, tale trattamento è legittimo ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. b) del Regolamento UE 679/2016. In ogni caso, il segnalante è invitato a non conferire dati personali appartenenti alle categorie cc.dd. “particolari” ex art. 9, par. 1 del Regolamento ove ciò non risulti strettamente necessario.

L’eventuale trattamento di dati personali relativi a potenziali reati o condanne oggetto di segnalazione è effettuato in base alle disposizioni dall’art. 10 del GDPR in quanto autorizzato dalle normative specifiche in materia di whistleblowing, oltre che per la tutela o difesa di diritti in sede giudiziaria [v. art. 2-octies co. 3 lett. e) del D.Lgs. n. 196/2003 – cd. “Codice privacy” e s.m.i.].

Il conferimento dei dati personali per la finalità indicata è facoltativo per il Segnalante, essendo prevista la possibilità di effettuare la segnalazione in via anonima; in caso di mancato conferimento, potrebbe non risultare concretamente possibile prendere in carico e gestire la Segnalazione sulla base di quanto previsto dalla Procedura aziendale.

Nel caso in cui il Segnalante volesse comunque procedere con segnalazione anonima, quest’ultima verrà gestita esclusivamente laddove sia adeguatamente circostanziata, dettagliata e fondata su elementi di fatto precisi e concordanti (e non di contenuto generico o confuso), in modo da permetterne la valutazione e gli accertamenti del caso.

Nei confronti del Segnalante, è ad ogni modo garantito che non verrà effettuata alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria, diretta o indiretta, avente effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla segnalazione.

Una volta conferiti, i Suoi dati personali potrebbero essere trattati anche per:

• assolvere eventuali obblighi stabiliti dalla legge, dai regolamenti e dalla normativa europea nonché da disposizioni impartite dalle autorità giurisdizionali nell’esercizio delle loro funzioni sulla base dell’art. 6, par. 1, lett. c) del Regolamento UE 679/2016 e, con riguardo ai dati personali appartenenti alle categorie particolari, 9, par. 2, lett. g) del Regolamento;
• per soddisfare eventuali esigenze di carattere difensivo sulla base degli artt. 6, par. 1, lett. f) e 9, par. 2, lett. f) del Regolamento UE 679/2016.

  

4. Soggetti destinatari dei dati personali

I dati personali contenuti nelle Segnalazioni pervenute al Titolare non saranno comunicati a terzi né diffusi, se non nei limiti di quanto previsto dal diritto nazionale e dell’Unione europea e in conformità alla procedura adottata dal Titolare; in particolare, i Suoi dati potranno essere condivisi, nel rispetto di quanto previsto dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali, con i seguenti soggetti:

• personale specificamente individuato, autorizzato al trattamento dei dati personali e debitamente istruito ai sensi degli artt. 29 del Regolamento UE 679/2016 e 2-quaterdecies del D. Lgs. 196/2003 (“Codice Privacy” e s.m.i.);
• soltanto ove risulti strettamente indispensabile per il conseguimento delle finalità perseguite, soggetti esterni alla realtà aziendale del Titolare e di cui i Responsabili della Gestione delle Segnalazioni possano avvalersi, se del caso, nel rispetto della normativa di settore e della normativa in materia di protezione dei dati personali, i quali agiscono tipicamente in qualità di responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento UE 679/2016 (il fornitore della piattaforma informatica di gestione delle violazioni);
• per le finalità di cui sopra, i dati personali potranno essere comunicati anche a enti e autorità pubbliche e/o private, in qualità di autonomi titolari, legittimati a riceverli in virtù della vigente normativa e/o a cui sia obbligatorio comunicare i dati personali in forza di disposizioni di legge o di ordini delle autorità, in particolar modo in relazione alle attività istruttorie relative a fatti segnalati sui quali sia nota l’esistenza di indagini in corso da parte di pubbliche Autorità.

L’elenco completo ed aggiornato dei destinatari dei dati potrà essere richiesto al Titolare e/o al DPO, ai recapiti sopra indicati.
Sarà in ogni caso garantita la massima riservatezza della Sua identità in conformità alle procedure aziendali. In particolare, nel caso di trasmissione della segnalazione ad altre strutture/organi/terzi per lo svolgimento delle attività istruttorie, verrà privilegiato l’inoltro del solo contenuto della Segnalazione, espungendo tutti i riferimenti dai quali sia possibile risalire, anche indirettamente, all’identità del Segnalante. Qualora, ai fini istruttori, fosse necessario rilevare l’identità del Segnalante a soggetti diversi dal gestore del canale di segnalazione, verrà espressamente richiesto il consenso del soggetto segnalante alla rivelazione della sua identità.
Nell’ambito dei procedimenti disciplinari, l’identità del Segnalante non sarà rivelata in tutti i casi in cui la contestazione dell’addebito disciplinare si fondi su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla Segnalazione, anche se conseguenti alla stessa, mentre potrà essere rivelata laddove concorrano, insieme, tre presupposti, ovverosia (a) che la contestazione si fondi, in tutto o in parte, sulla Segnalazione, (b) che la conoscenza dell’identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato e che (c) il Segnalante abbia espresso un apposito consenso alla rivelazione della propria identità.

  

5. Modalità del trattamento

I dati saranno trattati con strumenti prevalentemente informatizzati, con logiche di organizzazione ed elaborazione strettamente correlate alle finalità sopra indicate e comunque in modo da garantire la sicurezza, l'integrità e la riservatezza dei dati stessi nel rispetto delle misure organizzative, fisiche e logiche previste dalle disposizioni vigenti. I canali dedicati e utilizzati per l’invio delle Segnalazioni, ai sensi della procedura interna adottata dal Titolare, offrono una elevata garanzia di riservatezza delle informazioni tramite l’utilizzo di tecnologie di criptazione dei dati che transitano sui server. Il Titolare attua idonee misure per garantire che i dati forniti vengano trattati in modo adeguato e conforme alle finalità per cui vengono gestiti; il Titolare impiega idonee misure di sicurezza, organizzative, tecniche e fisiche, per tutelare le informazioni dall’alterazione, dalla distruzione, dalla perdita, dal furto o dall’utilizzo improprio o illegittimo.

  

6. Periodo di conservazione dei dati personali

I dati personali saranno conservati solo per il tempo strettamente necessario ai fini per cui sono raccolti, rispettando il principio di minimizzazione e il principio di limitazione della conservazione di cui all’art. 5, par. 1, lett. c) ed e) del Regolamento UE 679/2016.
In particolare, i dati personali contenuti nella Segnalazione e nella relativa documentazione a corredo sono conservati in una forma che consenta l'identificazione degli interessati per il tempo necessario al trattamento della specifica Segnalazione e comunque non oltre cinque (5) anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di Segnalazione. Il Titolare si riserva, tuttavia, di conservare i predetti dati personali anche per tutto il tempo necessario per l’adempimento di obblighi normativi e per soddisfare eventuali esigenze difensive. Resta inteso che nel caso in cui sia instaurato un giudizio, i termini sopra indicati potranno essere prolungati fino alla conclusione del giudizio medesimo e ai conseguenti termini di prescrizione dei diritti. Trascorsi i tempi sopra indicati, le Segnalazioni e l’eventuale documentazione a corredo saranno cancellate e/o anonimizzate.

Maggiori informazioni sono disponibili presso il Titolare e il DPO ai recapiti sopra indicati.

  

7. Trasferimento extra UE dei dati personali

La informiamo, altresì, che i Suoi dati personali saranno trattati dal Titolare all’interno del territorio dell’Unione europea.

  

8. I Suoi diritti privacy

Lei ha il diritto di accedere in qualunque momento ai dati che La riguardano, ai sensi degli artt. 15-22 del Regolamento UE 679/2016.

In particolare, potrà chiedere la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento dei dati nei casi previsti dall'art. 18 del Regolamento UE 679/2016, la revoca del consenso prestato ex art. 7 del Regolamento, di ottenere la portabilità dei dati nei casi previsti dall'art. 20 del Regolamento.

Lei può formulare una richiesta di opposizione al trattamento dei Suoi dati ex art. 21 del Regolamento UE 679/2016 nella quale dare evidenza delle ragioni che giustifichino l’opposizione: il Titolare si riserva di valutare la Sua istanza, che non verrebbe accettata in caso di esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgano sui Suoi interessi, diritti e libertà.

Lei ha anche diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo competente ex art. 77 del Regolamento UE 679/2016 (Garante per la protezione dei dati personali) ovvero di adire le opportune sedi giudiziarie ai sensi dell’art. 79 del Regolamento.